Im Laufe der Jahre sammeln sich einige wichtige Dokumente an. Von der Geburtsurkunde über Verträge bis hin zum Testament befinden sich sicherlich auch in Ihrem Zuhause oder Unternehmen einige Unterlagen, die übersichtlich aufbewahrt werden sollten. Doch nicht nur Ordnung spielt bei der Dokumentenaufbewahrung eine große Rolle, auch die Sicherheit Ihrer Unterlagen sollten Sie auf keinen Fall unterschätzen. Gerade für den Diebstahl sensibler Daten oder auch für den Brandfall sollten Sie vorbeugen.Wir von Tresore.de sind Experten rund um die Aufbewahrung von Dokumenten und zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Unterlagen sicher, übersichtlich und gesetzeskonform lagern. Lesen Sie jetzt weiter und setzen Sie unsere Profi-Tipps ganz einfach in die Tat um! Diese wichtigen Dokumente sollten Sie aufbewahrenNatürlich haben nicht alle Dokumente denselben Wert und das ein oder andere kann nach einer bestimmten Zeit entsorgt werden. Dauerhaft aufbewahren sollten Sie jedoch auf jeden Fall die folgenden: GeburtsurkundePersonalausweis und Reisepass mit KopienHeiratsurkunde und ScheidungdurteileZeugnisse und AusbildungsnachweiseRentenunterlagenPatientenverfügung und VorsorgevollmachtGrundbuchauszügeSozialversicherungsausweisSterbeurkundenLebensversicherungspolicenEs gibt auch noch weitere Dokumente, die Sie lang- oder mittelfristig behalten sollten. Dazu gehören diese:SteuerunterlagenVerträge und Abrechnungen von VersicherungenArbeitsverträge und GehaltsabrechnungenKontoauszügeRechnungenGarantieunterlagenZahlungsbelegeKreditunterlagen Wichtig: Aufbewahrungsfristen beachtenWährend Sie manche Unterlagen ein Leben lang behalten sollten, können Sie andere nach einer Zeit entsorgen. Oft können Sie das nach Nützlichkeit entscheiden. Ist eine Gewährleistung oder eine Garantie abgelaufen, können Sie die zugehörigen Unterlagen in der Regel entsorgen. Kontoauszüge sollten Sie etwa drei bis zehn Jahre aufbewahren. Es gibt für manche Dokumente aber auch Aufbewahrungsfristen oder zumindest Empfehlungen für Privatpersonen:Handwerkerrechnungen sollten Sie etwa zwei Jahre aufbewahren, ebenso Quittungen, Kaufverträge und Ähnliches.Für Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Versicherungspolicen und Co. werden 3 Jahre empfohlen.Mindestens vier Jahre sollten Sie Unterlagen für das Finanzamt lagern, bei einem Einkommen über 500.000 € jedoch sechs Jahre.Eigentümer oder private Vermieter sollten Handwerkerrechnungen sechs Jahre aufbewahren.Für Steuerbescheide empfiehlt sich die Aufbewahrung für mindestens zehn Jahre. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass zum Teil für Unternehmen und Freiberufler andere beziehungsweise weitere Vorschriften bezüglich Aufbewahrungspflichten gelten. Ordnung halten für besseren ÜberblickWie Sie bestimmt wissen, können sich schnell einige Dokumente ansammeln. Manchmal muss man Unterlagen schnell zur Hand haben, die man jahrelang nicht mehr gesehen hat. Hier zahlt sich ein gutes System aus. Am besten legen Sie mehrere Ordner an oder teilen einen großen Ordner in mehrere Kategorien ein. Sinnvoll sind zum Beispiel Abschnitte für Persönliches, Finanzen, Versicherungen, Arbeit und Bildung, Gesundheit und Verträge. Sie können für eine ideale Organisation in diesen Kategorien noch weiter unterteilen und behalten so einen guten Überblick über Ihre Dokumentenmappe.Wir empfehlen Ihnen zudem, einen Notfallordner anzulegen. Hier finden Ihre Angehörigen, Freunde und Rettungskräfte schnell alles Relevante. Hier können Sie zum Beispiel für den Notfall Kopien wichtiger Dokumente, Zugangsdaten, Kontaktdaten von Ärzten, Anwälten und Angehörigen sowie Patientenverfügungen und Vollmachten einsortieren. Wichtig: Ordnen Sie immer alles direkt ein und gehen Sie Ihre Ordner regelmäßig durch, um auszusortieren. Tipp: Digitalisierung von UnterlagenIhnen geht der Platz aus? Dann könnte die Digitalisierung Ihrer Unterlagen eine Möglichkeit sein. Sie können diese einscannen und so online aufbewahren. Bitte nutzen Sie gerade bei sensiblen Daten eine geeignete Software, um diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Wichtig: Originaldokumente wie Urkunden oder notarielle Verträge sollten Sie immer auch im Original behalten. Am besten ist es, diese auf Papier und in digitaler Form aufzubewahren. So sichern Sie sich doppelt ab. Der Schutz Ihrer wichtigen DokumenteOrdnung ist das halbe Leben – und in Bezug auf Ihre Dokumente ist Sicherheit die andere. Damit Ihre Dokumente sicher sind, empfehlen sich spezielle Maßnahmen. Wir gehen auf die wichtigsten Gefahren einmal genauer ein und zeigen Ihnen, wie Sie diese minimieren.Schutz vor DiebstahlMit bestimmten Daten können Diebe großen Schaden anrichten. Deshalb ist es besonders wichtig, dass diese sich an einem sicheren Aufbewahrungsort befinden. Papierdokumente sollten Sie in einem sicheren Tresor unterbringen. Zu diesem Zweck finden Sie in unserem Sortiment hochwertige Wertschutzschränke verschiedener Sicherheitsstufen. Damit verhindern Sie effektiv den Zugriff bei einem Einbruch. Je nach Wert der Dokumente und je nach Risiko sollten Sie in höhere Sicherheitsstandards investieren. Alles zu den Sicherheitsstufen von Tresoren erfahren Sie in unserem Blog. Schutz vor unbefugtem ZugriffEinbrecher stellen eine Gefahr dar, aber auch bei Besuch oder in der Anwesenheit von Kindern möchten viele Menschen ihre Dokumente lieber sicher verschließen. Hier eignen sich zum Beispiel auch versteckte Tresore wie Wandtresore oder Bodentresore, die gar nicht erst Aufmerksamkeit erregen. Auch hierfür haben wir einige verschiedene Modelle im Sortiment. Schutz vor Feuer, Hitze und WasserViele denken bei wichtigen Dokumenten zunächst einmal an Datenschutz oder Diebstahl. Dabei stellt auch ein Verlust aufgrund von Brand oder Naturkatastrophen wie Hochwasser ein Risiko dar, das Sie nicht unterschätzen sollten. Die erste wichtige Maßnahme ist hierbei die Digitalisierung. Speichern Sie Dokumente als digitale Kopie sicher ab – dabei sollten Sie unbedingt auf eine geeignete Software mit entsprechendem Schutz setzen! Auch wenn Ihre Originale beschädigt werden, haben Sie so immerhin noch digitale Dokumente.Nach der Digitalisierung ist ein Schutz der Speichermedien wichtig. Für die Aufbewahrung von USB-Sticks, Festplatten und mehr sollten Sie auf einen speziellen Datensicherungstresor setzen. Dabei handelt es sich um feuerfeste Tresore, die Hitze und Feuer zum Beispiel für 30, 60 oder 120 Minuten vom Inhalt fernhalten. Die speziellen Modelle für die Sicherung von Datenträgern sorgen dafür, dass es im Inneren nicht zu heiß wird, da Speichermedien meist empfindlicher sind als etwa Papier.Auch Ihre Originale sollten Sie selbstverständlich sicher aufbewahren. Hierfür eignen sich Dokumententresore, die ebenfalls im Ernstfall Feuer, Hitze und Löschwasser widerstehen. Diese haben zudem meist eine perfekte Größe für das Unterbringen von Ordnern. Tipp: In unserem Blog informieren wir Sie zu den Brandschutzklassen von Tresoren. Lesen Sie sich gern mehr dazu durch, um die beste Wahl zu treffen! Entdecken Sie Tresore für die Aufbewahrung von DokumentenEin Tresor ist unverzichtbar, wenn Sie wichtige Dokumente zu Hause in Ihrer Wohnung oder Ihrem Büro aufbewahren möchten. Für ein geeignetes Modell empfehlen wir Ihnen den Blick in unser Sortiment – dort finden Sie zahlreiche Größen, verschiedene Sicherheitsklassen und unterschiedlichste Arten von Safes. Sehr gerne beraten wir Sie bei Bedarf und unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Anschaffung. Dank langjähriger Erfahrung wissen wir genau, was zu Ihren Bedürfnissen passt. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie mehr zu Ihren Optionen erfahren möchten! Tipp: Natürlich können Sie in einem Tresor zusätzlich auch andere Wertgegenstände wie Bargeld, Schmuck und mehr unterbringen. So schützen Sie auch weitere wertvolle Gegenstände in Ihrem Haushalt. Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrung wichtiger DokumenteHier haben wir Ihnen ein kleines FAQ erstellt, in dem wir auf einige wichtige Fragen eingehen. Lesen Sie gern weiter, um sich noch umfangreicher zu informieren: Welche Dokumente muss ich im Original aufbewahren? Um Platz zu sparen, sind digitale Kopien oft sinnvoll – etwa bei privaten Rechnungen, Kassenbons und anderen einfachen Dokumenten. In vielen Fällen sollten Sie jedoch die Originale aufbewahren. Das gilt unter anderem für steuerrelevante Unterlagen und Belege für Garantien, bei Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kaufverträgen und Testamenten, Urkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Zeugnissen und mehr. Am besten informieren Sie sich vor der Entsorgung genau, in welchen Fällen ein Original noch benötigt werden könnte. Brauche ich ein Bankschließfach? Haben Sie einen Tresor für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten zu Hause, benötigen Sie meist kein zusätzliches Bankschließfach. Der Safe sollte über eine ausreichend hohe Sicherheitsstufe verfügen und fachgerecht verankert sein – so ist auch eine Versicherung des Inhalts möglich. Für eine Aufbewahrung über einen langen Zeitraum lohnt sich dies in der Regel auch finanziell im Vergleich zur Bankgebühr. Zudem haben Sie immer schnellen Zugriff auf Ihre Unterlagen. Lediglich für eine vorübergehende Aufbewahrung lohnt sich die Deponierung bei der Bank meist mehr. Wie oft sollte ich meine Dokumente aussortieren? Regelmäßig nicht mehr benötigte Dokumente zu entsorgen, hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Wie oft Sie das tun, hängt auch von der Menge an Unterlagen ab, die sich bei Ihnen ansammelt. Bei großen Mengen lohnt es sich, jedes Jahr einmal Ihre Ordner durchzugehen, bei kleinerem Aufkommen reicht es meist alle paar Jahre. Achten Sie bei der Entsorgung von Unterlagen mit sensiblen Daten darauf, diese unlesbar zu machen – etwa, indem Sie sie schreddern.